Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist, soweit Work2Work nicht als Auftragsverarbeiter tätig wird:

Work2Work ist die Marke, unter der die Orbiter.de Dataspace GmbH die Plattform betreibt; „Work2Work“ bezeichnet in dieser Erklärung die Verantwortliche.

Ein Datenschutzbeauftragter ist bestellt, sobald die gesetzlichen Schwellen erreicht sind. Anfragen richten Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz“.

Work2Work ist Verantwortlicher insbesondere für:

• Account- und Vertragsdaten der nutzenden Organisation;
• Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr der Plattform;
• eigene Abrechnung von Plattformgebühren;
• anonymisierte oder aggregierte Auswertungen nach Ziffer 8.

Work2Work ist in der Regel Auftragsverarbeiter der Kundenorganisation, soweit diese personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Fahrern, Ansprechpartnern oder sonstigen Dritten in die Plattform einstellt und Work2Work diese weisungsgebunden speichert und anzeigt. Hierfür schließen die Parteien bei Bedarf einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Jede Organisation bleibt dafür verantwortlich, dass sie Daten rechtmäßig erhebt und einstellen darf. Work2Work prüft das nicht anlasslos.

Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Register- und Steuerangaben, Unternehmernachweise, Administratoren und Nutzer, Rollen, E-Mail, Telefon, Login- und Protokolldaten, Tarif- und Abrechnungsdaten.

Fahrzeugstammdaten und Kennzeichen, soweit eingestellt; Fristen, Servicebedarf, Werkstattzuordnung, Termine, Nachrichten, Freigaben, hochgeladene Dokumente (z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Rahmenverträge, Zertifikate), Teileangebote, Teilenummern, Preise, Verfügbarkeiten und daraus abgeleitete Such- und Zuordnungsdaten.

IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Funktionen, Geräte- und Browserdaten, Fehlerprotokolle, API-Aufrufe einschließlich Schlüsselkennung, Zeit und Umfang, soweit eine Schnittstelle genutzt wird.

Die Plattform ist nicht darauf ausgerichtet, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu verarbeiten. Solche Daten sollen nicht hochgeladen werden.

Berechtigte Interessen sind der sichere Betrieb einer B2B-Vermittlungsplattform, die Verhinderung von Missbrauch, die Weiterentwicklung der Funktionen und die Durchsetzung eigener Ansprüche. Der Kunde kann Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen.

Die Plattform erfüllt ihren Zweck nur, wenn die Gegenseite eines Vorgangs die erforderlichen Daten sieht. Gegenüber einer konkret zugeordneten Werkstatt oder einem konkret angefragten Anbieter können insbesondere sichtbar werden:

• Organisationsname und Vorgangskontakt;
• relevante Fahrzeug- und Fristdaten;
• Anfrageinhalt, Dokumente des Vorgangs, Termine und Nachrichten;
• bei Teileangeboten: Angebots- und Anfragedaten.

Diese Offenlegung ist Vertragsbestandteil. Work2Work verkauft diese Daten nicht an unbeteiligte Dritte zu Werbezwecken.

Soweit freigeschaltet, können bestimmte Dokumente automatisch ausgelesen werden. Dabei können Fahrzeugdaten, Dokumentarten, Teilenummern oder Beträge vorgeschlagen werden. Die Vorschläge sind Arbeitshilfen und können falsch sein.

Verarbeitet werden nur die vom Nutzer übergebenen Dateien und die daraus erzeugten Felder. Work2Work setzt dafür technische Dienstleister ein, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, soweit sie personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten.

Ein Training von Modellen Dritter mit personenbezogenen oder der Organisation unmittelbar zurechenbaren Daten erfolgt nicht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Grundlage oder der Kunde hat gesondert zugestimmt. Der Kunde kann einer über den Betrieb hinausgehenden Modellnutzung seiner zurechenbaren Daten widersprechen, soweit dem keine zwingenden Betriebs- oder Sicherheitszwecke entgegenstehen.

Diese Plattform-Datenschutzerklärung ändert die Aussage der Website-Datenschutzerklärung nicht, wonach die öffentliche Website selbst keine KI-Nutzereingaben verarbeitet.

API-, ERP-, OEM- oder Flottenanbindungen werden nur nach Freigabe betrieben. Dabei entstehen zusätzliche Protokolldaten (Zeitpunkt, Umfang, verwendete Kennung). Der Kunde darf über eine Anbindung nur Daten verarbeiten, zu denen er berechtigt ist. Unfreigegebene Bots, Crawler und Massenabrufe sind unzulässig.

Work2Work darf Nutzungs-, Angebots-, Preis- und Vorgangsdaten verwenden, um die Plattform zu betreiben, zu sichern und zu verbessern. Soweit möglich, geschieht das anonymisiert oder aggregiert, ohne Rückschluss auf die einzelne Organisation.

Anonymisierte oder aggregierte Datensätze darf Work2Work auch nach Vertragsende für Statistik, Qualität, Betrugsprävention und Verbesserung von Suche, Zuordnung und Dokumentenerkennung nutzen. Das entspricht Ziffer 14.3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Personenbezogene Daten können erhalten:

• die im Vorgang berechtigte Gegenseite;
• Hosting- und Infrastrukturdienstleister in der EU/EWR;
• Anbieter von E-Mail-, Support- oder Identitätsfunktionen;
• Anbieter von Dokumentenerkennung oder vergleichbaren KI-Hilfen;
• ein Zahlungsdienstleister nur, soweit Plattformgebühren über ihn gezahlt werden;
• Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine aktuelle Übersicht wesentlicher Empfänger wird auf Anfrage oder in einem Anhang zu dieser Erklärung bereitgestellt und vor Livegang zu vervollständigen.

Soweit möglich, verarbeitet Work2Work Plattformdaten in der EU/EWR. Ist ein eingesetzter Dienstleister in einem Drittland niedergelassen oder findet dort eine Verarbeitung statt, geschieht dies nur bei angemessenem Schutzniveau, insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie zusätzliche Maßnahmen, soweit erforderlich.

Die in der Website-Datenschutzerklärung enthaltene Aussage, es finde keine Drittlandübermittlung statt, gilt nur für den öffentlichen Webauftritt, nicht automatisch für jeden späteren Plattformdienst. Abweichungen werden in dieser Erklärung oder in einem Empfängeranhang kenntlich gemacht.

Account- und Vertragsdaten werden für die Dauer des Nutzungsvertrags und anschließend so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere Handels- und Steuerrecht) oder die Rechtsverteidigung das erfordern.

Nach Vertragsende kann die Organisation ihre verfügbaren Daten innerhalb von 30 Tagen exportieren. Danach löscht oder anonymisiert Work2Work die Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht und keine andere berechtigte Partei denselben Vorgang noch benötigt.

Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden in der Regel nach 7 bis 90 Tagen verkürzt oder gelöscht, soweit keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Angriffen erforderlich ist. Anonymisierte Auswertungen unterliegen keiner personenbezogenen Frist.

Ohne die für Konto und Vorgang erforderlichen Angaben kann Work2Work die Plattform nicht erbringen. Welche Felder verpflichtend sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular.

KI-Vorschläge und Suchsortierungen sind Hilfsmittel. Eine rechtlich verbindliche Entscheidung über einen Menschen allein durch automatisierte Verarbeitung findet nicht statt. Maßgeblich bleiben Bestätigung und Erklärungen der Nutzer.

Work2Work setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen nach Rollen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Updates. Eine absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Richten Sie Anfragen an info@work-2-work.de. Betrifft die Anfrage Daten, die Work2Work nur im Auftrag einer Kundenorganisation speichert, leitet Work2Work sie an diese Organisation weiter oder verweist die betroffene Person dorthin, soweit das die Rolle als Auftragsverarbeiter gebietet.

Es besteht das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz Düsseldorf ist das typischerweise die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Für den Betrieb des Logins und der Sitzung können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen eingesetzt werden. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur gesetzt, wenn das vor dem Einsatz beschrieben und – soweit gesetzlich nötig – eingewilligt wird. Die Website-Datenschutzerklärung (keine Marketing-Cookies auf der öffentlichen Seite) bleibt für den öffentlichen Auftritt maßgeblich.

Work2Work passt diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Empfänger oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung wird in der Plattform oder auf der Website bereitgestellt. Wesentliche Änderungen, die die Plattformnutzung betreffen, werden in angemessener Frist angekündigt.